走進陽合
軍隊院校教研保障倉庫是保障教學活動正常開展的一個重要實體,承擔教材、教具、勞保用品和訓練器材等各類教學物資的保管、發放、回收任務。隨著院校教學改革的不斷深化,教學物資保障的精細化、精準化要求越來越高。但教研保障倉庫大都是非編單位,缺少正式編制人員,而且信息化程度普遍較低,倉庫管理的難度較大。因此,構建一套基于校園網、能夠實時動態反映庫存情況、可以實現網上物資申領審批的管理信息系統,對于提升教研保障倉庫管理水平,提高教研保障效率效益具有很強的現實意義。
軍隊院校教研保障倉庫作為教研保障一線單位,對保障教研活動正常開展、提升人才培養質量發揮著重要作用。但從調研了解的情況看,軍隊院校教研保障倉庫人員變動大,信息化建設投入較少,管理信息系統建設普遍滯后,管理信息化程度較低,一定程度影響了教學與訓練的正常開展。
教研保障倉庫的建設改造一般由各院校根據自身情況實施,其賬目、數據也都是自建自用。上級部門沒有統一的標準規范,也沒有為院校配發相應的管理信息系統與設備,因此,各院校倉庫管理信息系統的建設水平參差不齊。有的系統建設年代久遠,甚至基于Windows 98開發的系統仍在使用,這些系統功能單一,無法再升級和擴展,只能進行簡單的電子化操作。還有部分單位依然采用人工進行信息管理,使得倉庫物資信息更新滯后,造成高成本投入、低效率管理的局面[1]。
隨著軍隊院校數字校園建設向智慧校園建設發展,院校業務信息系統建設一日千里,教務管理系統、人員車輛管理系統等系統應用已非常成熟,人臉識別、大數據分析技術都有不同程度應用。但倉庫管理系統建設仍未引起重視,原有系統兼容性較差,數據接口不規范,甚至有的根本沒有數據接口與其他平臺對接,無法與其他業務系統共享數據,導致倉庫管理系統成為一座“信息孤島”。
教研物資保障業務涉及多個單位,倉庫數據需要面向多方人員。由于現有的倉庫管理系統架構落后、功能不全,物資的出入庫需要多次操作才能完成,僅依托系統難以獲得庫存動態數據信息,還需要輔以電子表格和紙質賬本核算,管理保障效率低下。倉庫管理人員多為社會聘用人員,流動大且專業化程度低,依靠現有管理系統實施保障力不從心。
現有系統數據不全,僅能管理部分物資,無法錄入的信息只能用電子表格代替。由于倉庫物資出入庫比較頻繁,庫存隨時變化,組織盤點費時費力,數據也無法做到精準統計。大項任務保障前,業務管理部門需要反復與倉庫溝通核實,有時由于底數不清,盲目補充資源,造成閑置浪費,有時又因數量不夠需要緊急采購。數據的不精準和滯后,導致無法進行科學分析,影響保障決策。
院校教研保障倉庫儲存的物資品類繁雜,保障對象多,計劃性和臨時性保障任務交雜,與其他社會倉庫存在較大區別。要實現現代化軍事倉儲管理的目標,就必須實現管理的信息化和智能化[2]。教研保障倉庫管理信息系統的開發應緊貼院校教研保障實際,細致梳理當前保障人員需求,把準教研保障倉庫工作特點和任務規律,盡量簡化、優化保障手續,減輕用管人員工作量。同時,要重視數據的應用,通過系統數據的不斷積累進行決策支持。
教研保障倉庫入庫物資多樣,需要采集的信息不盡相同,各種物資應根據自身屬性的不同定制專屬字段。例如教材記錄的是名稱、出版單位、著者、出版年份等,教學用圖則需要記錄名稱、范圍、圖號、比例尺、測繪年份等,需要分門別類地建立后臺物資數據庫,而前臺操作也要呈現相應頁面登記錄入。
教學訓練物資不同于其他倉庫物資,除了教材、教具文具、勞保用品和低值易耗品是發放物資,相當部分物資(如訓練器材)是循環使用的,使用完畢后還需要回收入庫。系統要對不同物資進行預設,不同保障方式的物資申領或借用要按不同的流程進行信息流轉。此外,根據不同需求,申領時按不同保障模式自動生成申領或借用單,再進入審批審核流程。歸還物資時,按照預定流程進行回收入庫。
教學物資主要實施按需保障,需求單位只負責提報需求并關注物資是否領到,而物資的保管、盤點、核銷都由倉庫管理單位負責。教學物資年出入庫量比較大,涉及經費較多,倉庫要詳細記錄好出入庫情況和其他損耗情況,必須要做到賬目清楚、賬物一致。系統不僅要能夠留存審批審核的流轉信息、物資損毀記錄,還要留存領用人的證件、樣貌和簽字等圖片信息,并且這些信息要與其申領單綁定,做到物資流轉過程可追溯。
教研保障倉庫除了計劃性保障任務外,還存在大量的臨時性保障任務。計劃性任務根據教學計劃,可以測算出相關物資需求。但一些突發性、臨時性任務,往往會造成庫存不足,需要保障部門進行緊急補充,也會帶來一定采購風險。系統要提供實時庫存數據供需求單位和業務部門查詢,還要提供物資預警功能,當常用物資庫存低于警戒線時能發出提醒。
為提高倉庫使用效益效率、優化物資領用流程,系統應根據用戶實際使用的場景和用戶類別,創建系統管理員、倉庫管理人員、單位負責人和教工4種角色。系統管理員負責系統參數配置,基礎數據錄入等工作;倉庫管理人員負責查看倉庫信息,操作倉庫物資的入庫、借出、歸還以及查看倉庫物資信息;單位負責人負責審批本單位物資借還申請單和物資損毀說明;教工可以查看倉庫信息,填寫借還領用申請,填寫損毀證明等。
教研保障倉庫管理信息系統的核心流程主要包括出庫流程和入庫流程。出庫流程可分為兩種方式:一是根據機關下達的保障任務,倉庫直接將物資發放給需求單位;二是需求單位通過系統選擇所需物資,經過審批和核實后,發放物資,完成出庫流程(如圖1所示)。
入庫流程也分為兩種方式:一是業務管理部門根據需求采購相應物資后移交倉庫,倉庫管理員接收到物資后,完成入庫操作;二是用戶歸還借用物資和物資損壞丟失的報廢流程(如圖2所示)。
為方便用戶在校園網環境內使用,系統采用B/S架構,即瀏覽器/服務器架構,用戶通過瀏覽器登陸使用系統,無需進行其他安裝配置。同時系統采用MVC框架進行開發,實現系統前后臺分離。服務器采用性能穩定、安全性高的LINUX操作系統,開發語言采用目前主流的PYTHON語言,數據庫使用關系型數據庫PostgreSQL,頁面采用兼容性好的前端開發框架Bootstrap。鑒于院校大部分已建有統一身份認證,系統可進行用戶數據對接共用,用戶使用統一的賬號和密碼即可登錄系統。
教研保障倉庫管理信息系統需要依托相應設備并通過校園網運行,系統主要硬件包括應用服務器、數據服務器、防火墻、高拍儀、打印機等設備。應用服務器用于系統搭建及相關軟件、插件的安裝配置;數據服務器用于存儲系統運行過程中產生的數據;防火墻用于保證系統網絡安全,配置訪問控制,主動防御,用戶認證等策略;高拍儀用于對領用物資、領用人、領用人證件及相關單據進行拍照留存;打印機用于出(入)庫單據、物資申領(歸還)單據的打印。
系統功能模塊主要包括教工借還領用平臺、倉庫管理平臺、系統管理和統計分析等4個部分(如圖3所示)。借還領用模塊主要供申領物資人員使用;倉庫管理和系統管理模塊主要供倉庫管理人員使用;統計分析模塊供教研保障管理部門為科學精細保障提供數據支撐。
主要實現物資的查詢、申領、借出、歸還等操作,用戶界面為網上商城樣式。需求單位用戶可實時查詢所有相關申請的審批進度。借(領)用時,申領人可選擇所需物資,提交借(領)用申請。系統根據用戶數據庫關聯到申領人所在單位的負責人,選擇相應負責人提交審批。單位負責人登錄系統后,可查詢所有申請信息,完成審批操作。歸還時,借用人申請后,攜帶本人證件和物品到倉庫歸還物資。如果物品有損毀,需要單獨填寫損毀證明,經過線下審批流程確認損毀事實,方可持損毀證明至倉庫歸還。
倉庫管理平臺主要實現對倉庫運行全周期的管理功能,管理員通過后臺管理頁面登錄系統,完成物資出入庫的管理和倉庫的管理。系統定義了教材、教學用圖、演訓器材、教學物資、車輛器材和其他物資6種物資類別,各個類別設置了不同的字段。管理員可查看所有的損毀和待報廢物資,管理損毀物資,生成待報廢物資明細表。物資出入庫時,可以設置保留存量,即不能借出或發放的保留數目,每種物品的最小庫存量可以修改。出庫時,系統要根據申請單核對物資余量,確認余量大于申請數量。
倉庫管理員還可查詢所有需求單位提交的物資借出、領用、歸還、損毀等申請,實現在線審核功能。所有審批流程都會記錄物資信息、需求單位信息、審批人信息、審批時間等,同時采集申領人頭像、證件和相關單據綁定記錄。倉庫管理員可進行倉庫、貨位管理,可以批量移動倉庫中的物資,倉庫中有物資的情況下,不能刪除倉庫,需要批量移動物資到其他倉庫后方可刪除。
倉庫管理員可對系統參數、用戶、角色等進行配置和維護,保證系統穩定可靠運行。根據使用場景設置若干角色,主要包括系統管理員、物資審核人、倉庫管理員、單位負責人、教工等,不同角色具有不同的使用權限,管理員可對各個角色進行修改編輯,實現相關權限的綁定,某一個用戶可綁定多個角色。還可對系統使用過程中的相關參數和字典進行增加、修改、查詢、刪除操作。為保證數據的完整性和準確性,對于已經被其他數據作為字典引用和匹配的數據項,不能刪除,只能修改。當倉庫物資庫存量不足、異常操作、逾期未歸還物資等情況發生時,系統會自動發出預警。
實現倉庫管理單位和業務機關對物資的出入庫信息查詢、統計和分析功能。主要包括:入庫物品分類統計、借出物品數量統計、借出物品價格統計、借出物品時長統計、借出物品去向統計、發放物品統計、發放物品價值統計、發放物品去向統計和物品損毀比例,等等。為實時掌握庫存動態,分析預判物資需求,組織實施精準保障提供數據支持。
教研保障倉庫雖然是非正式單位,但其對教學訓練的重要作用不可或缺。在院校改革后人員進一步精簡的情況下,如何高效精準地做好保障服務是擺在教研保障部門面前的現實問題。運用信息化手段改造管理保障系統是各類管理機構經常采用的辦法,但采購現成的信息系統很可能不適用、不好用,必須著眼各自工作實際,進行認真細致的梳理分析,理清矛盾問題、難點痛點,再用信息化、系統化思維加以解決。本文的研究以各角色深度代入,對現有保障模式進行優化、簡化、信息化,實現物資的實時動態管理,減輕用管雙方的工作量,可以為其他院校的相關建設提供參考。
